Làm Thế Nào Để Đóng Gói Hồ Sơ An Toàn Khi Chuyển Văn Phòng

Câu hỏi: Làm Thế Nào Để Đóng Gói Hồ Sơ An Toàn Khi Chuyển Văn Phòng

“Công ty tôi sẽ chuyển địa điểm làm việc trong tháng tới, là doanh nghiệp hành chính văn phòng nên có rất nhiều hồ sơ, công văn giấy tờ. Tôi khá đau đầu vì không biết làm sao chuyển hết đống này mà đang mùa mưa, nếu bị ướt thì coi như hỏng hết. Tôi muốn hỏi là làm thế nào để có thể đóng gói hồ sơ an toàn khi chuyển văn phòng?”

+ Note: Làm Thế Nào Để Đóng Gói Bàn Ghế Giám Đốc Khi Chuyển Văn Phòng

Trả lời

Công ty nào cũng sẽ có các tài liệu, hồ sơ từ ít đến nhiều có liên quan mật thiết đến công việc và làm việc với đối tác, khách hàng.  Khi chuyển văn phòng, vấn đề đặt ra là làm thế nào để vận chuyển để không nhầm lẫn, mất mát hay hư hỏng giấy tờ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số giải pháp giúp việc đóng gói giấy tờ trở nên đơn giản và an toàn hơn.

Phân loại rõ ràng

Doanh nghiệp bạn có rất nhiều loại giấy tờ liên quan đến thông tin doanh nghiệp, hợp đồng, chứng từ, tài liệu, thông tin về đối tác, khách hàng. Do đó, trước khi đóng gói hãy phân loại chúng cho thật rõ ràng, theo kiểu hồ sơ hay theo tính chất quan trọng của nó.

+ Note: Tháo Lắp Điều Hòa Đúng Cách Khi Chuyển Văn Phòng

Không nên dồn hồ sơ vào nhau bởi việc tìm kiếm hay sắp xếp sau này cũng khó khăn hơn. Sắp xếp riêng các loại hồ sơ ít sử dụng, để lâu năm. Với những loại thường xuyên sử dụng, quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp thì nên sắp xếp riêng và ghi chú lại cho cẩn thận.

Các tài liệu liên quan đến khách hàng, đối tác hay các hợp đồng kinh doanh cũng cần note lại và phân loại ra. Làm theo cách này, bạn có thể kiểm soát được khối lượng hồ sơ lớn khi kiểm tra, vận chuyển và xếp tại văn phòng mới, hạn chế mất mát hay thất lạc do không sắp xếp cẩn thận.

Đóng gói hồ sơ

Làm thế nào để đóng gói hồ sơ an toàn khi chuyển văn phòng?

Sau khi tiến hành phân loại hồ sơ, giấy tờ tài liệu rõ ràng thì bắt đầu bước vào khâu đóng gói hồ sơ cẩn thận. Hồ sơ nào quan trọng thì để đảm bảo an toàn thì lấy nilon và bọc bên ngoài để không bị nước mưa ngấm vào trong. Tiếp theo, cho chúng vào thùng carton vừa vặn rồi dán băng keo bên ngoài cho chắc chắn.

Nếu lấy thùng quá nhỏ để đóng gói có thể làm cho tài liệu, giấy tờ bị gập lại, nhàu nát và có thể không sử dụng được nữa. Còn nếu dùng thùng quá to thì việc phân loại có thể khó khăn hơn, giấy tờ nặng cũng gây khó khăn trong quá trình vận chuyển.

+ Note: Báo Giá Thuê Xe Chở Hàng, Thợ Bốc Vác Thị Xã Đông Anh

Đánh dấu

Để không bị nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển và sắp xếp tại văn phòng mới thì việc đánh dấu là rất quan trọng. Sau khi dán băng keo bên ngoài thùng, dùng bút dạ hoặc giấy nhớ và băng dính và ghi chú vào bên ngoài. Trong phần ghi chú, nên ghi rõ loại hồ sơ, phòng ban nào.

Ghi chú có thể giúp bạn kiểm soát được là lượng hồ sơ cần chuyển đi là bao nhiêu, vị trí của từng loại trong các thùng. Nhờ đó, sau khi chuyển toàn bộ đến văn phòng mới thì có thể dễ dàng đưa chúng vào từng vị trí thích hợp.

Một chú ý nữa là hãy để riêng những hồ sơ quan trọng, hồ sơ mật của công ty. Những loại tài liệu này có thể liên quan đến các thông tin mật của công ty, hồ sơ làm ăn với khách hàng. Cho chúng vào một thùng riêng biệt và mang theo trong quá trình chuyển đến văn phòng mới.

+ Xem thêm: Bảng Giá Chuyển Nhà Trọn Gói Hà Nội

Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Thành Hưng

Tự chuyển văn phòng có thể khiến cho lãnh đạo và nhân viên gặp khó khăn và bị trì hoãn công việc. Hãy sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Thành Hưng. Chúng tôi giúp bạn đóng gói riêng từng loại hồ sơ, công văn giấy tờ và cả những đồ đạc quan trọng khác.

Việc chuyển các tài sản, thiết bị cũng được đảm bảo an toàn bởi đội ngũ nhân viên tận tâm của Thành Hưng. Khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về sự an toàn của đồ đạc và dễ dàng sắp xếp tại văn phòng mới.

Lựa chọn Thành Hưng chính là giải pháp tiện lợi, tiết kiệm cho doanh nghiệp bạn khi chuyển văn phòng. Liên hệ ngay cho chúng tôi theo số điện thoại 0966.731.313 để biết thêm các thông tin chi tiết.


Chuyên mục: Tin Tức



Dịch vụ vận chuyển Thành Hưng Phục Vụ Quý Khách ở tất cả các quận, huyện, thị xã tại Hà Nội: Hoàn Kiếm, Đống Đa, Ba Đình, Hai Bà Trưng, Hoàng Mai, Thanh Xuân, Long Biên, Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm, Tây Hồ, Cầu Giấy, Hà Đông, Sơn Tây, Ba Vì, Chương Mỹ, Phúc Thọ, Đan Phượng, Đông Anh, Gia Lâm, Hoài Đức, Mê Linh, Mỹ Đức, Phú Xuyên, Quốc Oai, Sóc Sơn, Thạch Thất, Thanh Oai, Thường Tín, Ứng Hòa, Thanh Trì.

Call Now Button09067337330906733733